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フリーアドレスへのスムーズな移行は、「社員巻き込み式」で実現

2021.06.29

  • インタビュー

今回は、移転を機に、面積最適化とコミュニケーション活性化を図るべく、
2フロアを1フロアに集約し、固定席からフリーアドレスへ切り替えられた企業様の事例を
担当者の取材・一問一答形式でご紹介致します。

 

★変革のポイント★
・オフィス変革に社員を巻き込む
・コミュニケーション活性化のための土壌づくり

 

↓↓取材全文はコチラ↓↓
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♦ヨシケイ開発株式会社 様( yoshikei-dvlp.co.jp/ )
事業内容:(ミールキット宅配サービスの)メニュー作成と商品開発
社員数:120名(2020年11月現在)
変革対象:東京本部(90坪)
プロジェクト期間:2020年2月 ~ 2020年7月

ティーズブレイン担当者(以降【T】)
ヨシケイ開発社ご担当者様(以降【Y】)

 

【T】在宅勤務は実施していますか?(取材日2021/3/31現在)
【Y】在宅勤務率20%を目標に行っています。東京にある3部署では、おおよそ、広報戦略室10%、
総合企画室30%、別売企画室50%となっており、トータルでは30%ほどで実施されています。
中には月に数回しか出社しない社員や、4月からずっと在宅勤務をしている社員もいます。
一回目の緊急事態宣言が発令されていた期間に関しては、完全に会社に人を入れない状態にしていました。
ですが、コロナの影響が長期間続き、モチベーションが低下する社員もおり、現在は、
出社とのハイブリッド運用としています。会社としては、できる業務に関しては在宅勤務を推奨しています。
今後(コロナ終息後)に関しては模索中です。

 

【T】モチベーションの低下ですか?
【Y】ご家族と暮らしている社員は比較的自宅でも会話をするので、出社したいという声は少ないです。
一方で、一人暮らしの社員からは「人と話したい」「その方が就業のモチベーションが上がる」という申し出が、
面談の中でもありました。

 

【T】貴社の事業内容は「メニュー作成」「商品開発」といった業務で、チームで動かれるイメージがありますが、
在宅勤務とのハイブリッド運用は上手くいっていますか?
【Y】在宅勤務率が高い別売企画室には、社歴の長い社員が多くいます。そのため、既に人間関係が構築されており、
かつ、社内共通で活用しているコミュニケーションツールの中で業務上の意思疎通は計れているので、
問題なく実施できました。
逆に、総合企画室は中途の新入社員が多い部署なので、なかなか在宅勤務を進めることが出来ませんでした。

 

【T】以前は島型対向式のオフィスでしたが、フリーアドレスへの移行の際に工夫・意識して取り組んだことはありますか?
【Y】フリーアドレスの働き方がイメージできなかったので、先行してフリーアドレスを導入されている企業様の
見学に行かせて頂いたり、社員の抵抗なくフリーアドレスに移行出来た方法などをアドバイス頂いたりしました。
頂いたアドバイスを基に社員に説明したところ、大きな抵抗なく進みましたね。
オフィスが出来上がる過程を見せることで、「こんな風に綺麗になるんだよ」「電話が鳴らなくなるよ」と、
社員を盛り上げていきました。
設計段階で、「デスクはどんなものが良い?」「床はこうしようと思っているのだけど」と社員に相談し、
移転のイメージや、自分たちもオフィス変革に参画しているのだという意識を持たせ、
「それならやっても良いかな」と思ってもらえるようにしました。
電話に関しては、今までは若い社員・社歴の浅い社員が率先して電話を取るという文化でしたが、
移転を機にPHSを配布し、「社歴に関係なくフラットに働ける環境を整備していく」と示しました。
代表電話は残していますが、個人のPHS電話から電話を取ってくれる社員が多いです。
当番など、義務感を持たせなかったのが良かったのではないかと思います。
また、役職付きの社員が代表電話の前に座るなど、積極的に電話に出る姿を見せることも意識しています。

 

【T】完成したオフィスに対する社員の反応・感想はいかがですか?
【Y】カフェ風をコンセプトに設計しており、お店らしい質感が社員からは好評です。
設計過程で社員と一緒に選んだチェアなども、「やっぱりこのチェアにしてよかったです」といった声が
聞こえてきました。

 

【T】以前は2フロアだったこともあり、部署同士での業務が不透明だったとお聞きしています。
今回のオフィスでは社内の動きの可視化やコミュニケーション活性化を図りましたが、効果はいかがですか?
【Y】プロジェクトへの参画意識は高まっていると思います。
打ち合わせがしやすくなったことで、意欲も高まっているのかも知れません。

 

【T】コロナ対策では何を行われていますか?
【Y】アクリルパネルの設置、入口にサーモグラフィの設置、コミュニケーションツールにて毎日の体温の記入、
ビル内の禁煙です。
ビル1階には喫煙所がありますが、スペースが狭く密になるため、当社は代表の方針でビル内では禁煙にしています。

 

【T】コミュニケーションを大切にされているとのことですが、何か取り組まれていることはありますか?
【Y】弊社の場合は一人で完結する業務が少ないので、大前提としてコミュニケーションが必要です。
より活性化できるような意識・働き方の変革に、オフィスの移転は好機だと思いましたので、それは社員にも伝えました。
また、コミュニケーションに関しては土壌がありました。東京本部で「イノベーションを推進する風土づくり」を
共通で掲げ、昨年からイノベーションプランコンテストを開催していました。
職種や年齢・社歴の区別なく、ペアになって企画書を書き、東京本部内で発表します。
新規事業を提案する社員にはフォーマットの配給や、具体例を示しました。当然、社歴の浅い社員に関しては
新規事業の提案は難しいので、担当している既存業務で改善点に関して企画してもらうようにし、
それも立派なイノベーションだと伝えました。
イノベーションプランコンテストは、東京本部で上手く運用できたので、静岡本社を巻き込み全社的に開催する
という判断にも至っています。

【T】それは全員参加ですか?
【Y】各部署で参加という形になります。
東京本部内で行った際には、ペア制で全員参加でした。普段は話さない人とコミュニケーションを取りつつ、
色々なアイディアを出していくことを目的にしていたので、男女ペア、管理職と新入社員のペア、部署を跨いだペアなど
様々なペアをつくり、どの組み合わせだと成果が出るのかを試しました。結果は、大きく変わらなかったです。
ですので、やりたい人が熱をもって取り組むことが一番良いだろうと思っています。

 

【T】今後オフィスはどんな存在になっていくと思われますか?また、どのように活用していきたいですか?
【Y】オンラインで働けるようになったので、やはり「オフィスに集う意味」は必要になると思います。また、私の中では、
「やっぱりオフィスは必要だった」というのが結論です。
オンラインで出来ることが多いことに気づいた反面、対面での会話だからこそ生まれるものがあり、一人ではなく集うことで
出来ることがあると思いました。
例えば、キッチンを画面に映しながら会話をしても、良い商品・サービスが生まれることはないのではないかと思います。
人間の心に訴えかけたり、感性に触れるものに関しては、集うことで生まれる新たな価値があると思います。
もちろんPCで済む作業もありますが、弊社のような、人の生活を豊かにしたり笑顔にさせたりというサービスを展開している
企業には大切にしていかなくてはならない根幹ではないかと思います。

 

【T】最後に、御社のPRなどを自由にお聞かせ頂けますか?
【Y】「食」というのは大抵一日3食取るもので、そこにこだわる楽しさや、やりがいを感じます。ソリューション,サービスを
提供することは非常に楽しく、反面、食品を扱う緊張感もあります。
コロナで外出が減り、家で食事を取る機会が増えている現在は、「もう一度我々のサービスが注目されたい」という
気持ちもあります。
また、若い女性のマネージャーが責任者になっているので、同様にキャリアを積みたい女性の方にはぜひ入社して欲しいです。
オフィスを見て、「こんな環境であれば働きたい」と思って頂けたりする等、ここがヨシケイ開発に入りたい方を
繋ぎとめる場になればと思います。

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