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3000坪→900坪!在宅推進でオフィスは手段の一つに

2022.09.13

  • インタビュー

在宅勤務の推進(出社率:約20~25%)に伴い、3000坪から900坪のオフィスに縮小移転した企業様の事例を、担当者への取材・一問一答形式でご紹介致します。

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日立金属株式会社

事業内容     :金属材料 / 機能部材の製造と販売
変革対象     :本社(約900坪)
本社在籍人数   :約870名
主な変革内容   :縮小移転 / フリーアドレス化 / ABW化 / 運用マニュアル作成 / ペーパーレス化
プロジェクト期間 :2021年9月~2022年6月

取材日   :2022年7月20日
取材対象者 :総務秘書グループ長 今井拓道 様

 

2022年7月20日 取材の様子(総務秘書グループ長 今井拓道様)

 

ティーズブレイン担当者(以降【TB】)
日立金属株式会社 今井様(以降【今井様】)

【TB】
新オフィスに対する社員の皆様の反応・感想はいかがですか?。
【今井様】
移転後の6月下旬から7月にかけて社員アンケートを実施したところ、細かい要望等はありますが、オフィス全体に関してはポジティブな評価を多くいただきました。また、社員からは想定していたより働きやすい環境になったと声をかけていただき、我々事務局もホッとしているところです。

 

【TB】
新オフィスは上手く運用されていると思われますか?
【今井様】
今まで対面島型の固定席から、初めて完全フリーアドレスを導入したので、最初は社員が戸惑うことを予想していましたが、事前に説明会や新オフィス運用マニュアルを作成していたため、比較的に上手く移行できたと感じています。
しかし、コロナ発生前の過去移転では対面で説明会が実施できていましたが、今回は在宅勤務ゆえ、オンラインでの説明会や社内HPにマニュアルをイントラ掲載したものの、完全に周知はできず、運用に関する問い合わせが来ることも多いです。
もう少し工夫してまとめ、しっかり時間をかけて説明等をするべきだったかも知れません。

 

【TB】
オフィスの見直しを行うにあたり、社内ではどのような動きがありましたか?
【今井様】
コロナ禍であったため、オフィス見直しだけでなく、アフターコロナでの働き方を合わせて検討する「アフターコロナ検討委員会」を設置することになりました。
上記委員会は3つのワーキンググループから成り、人事総務管掌の執行役が委員長、私が事務局、メンバーは各部門からの代表者が参加し、計23名で検討を進めました。具体的には、今後の働き方に合わせた働き方の検証や各種制度の見直し、IT環境作り、オフィス改革について議論し、20年9月にキックオフしてから21年6月までに計7回開催しています。

・ワークスタイルワーキンググループ:アフターコロナでの働き方や制度について検討する
・IT環境ワーキンググループ:ロケーションフリーで仕事をするために環境を整える
・オフィス検討ワーキンググループ:移転プロジェクトを推進する

今後も、政府のコロナ対応方針や状況を見ながら、必要に応じて本委員会を開催していく予定です。

【TB】
移転プロジェクトの中で、特に大変だったことはありますか?
【今井様】
一番大変だったのは書類削減です。弊社は紙文化のため、とにかく書類が多く、旧オフィス面積の6.5%をキャビネットが占めていました。そこで、IT環境ワーキンググループ中心に、21年10月~22年7月末までかけて、全部門の書類PDF化を行ってきました。PDF化した書類の原本や普段業務で使用しない書類については社内他事業所の空きスペースや外部倉庫等に保管し、新オフィスで保管する書類の量は1/5に削減できました。
今まで、不要な書類が多かったと感じており、そのキャビネット面積分の賃料を支払っていたことを考えると、大変でしたが良い見直しの機会となりました。

 

【TB】
今後のオフィスの在り方(役割)や活用方法について、どのように考えておられますか?
【今井様】
2021年4月から在宅勤務をベースとした勤務形態に変更し、ロケーションフリー・タイムフリーの方針ですので、オフィスで働くことは仕事の手段の一つだと思います。
在宅勤務での業務が多くなるため、オフィスでは社内コミュニケーションが重要だと考えますので、オフィス出社時には業務を行うだけではなく、社内コミュニケーションが生まれる雰囲気づくりをしていきたいと考えています。そのための仕掛けを企画していくのも、私たち人事総務部門の仕事ですね。

【TB】
オフィスを中心とした雰囲気づくりですか。
【今井様】
そうです。コミュニケーションにより、会社の雰囲気や愛着、帰属意識といったものを生産性の向上につなげていくことが、一番だと思っています。

 

【TB】
新オフィスで社員の皆様が働かれている様子を間近でご覧になり、社員の皆様が以前と変わったと感じることはありますか。また、今後社員に期待していることはありますか。
【今井様】
以前は固定席だったので、近い席の人や関係者と話すことがありませんでした。そのため、他部署はもちろん、同じ部署でもお互いにやっていることがわからない、という声も聞こえました。
しかし、今回完全フリーアドレス化したことで、他部門の人との会話や交流が増えたという声もアンケート結果にあり、以前と違った効果もあると感じました。
今後はより一層の「輪」を期待したいと思っています。また、社員の気持ちが会社に向かってくることで仕事効率も変わってくると思うので、ファシリティマネジメントが生産性につながっていって欲しいと思っています。

 

【TB】
今回のオフィス変革を終えて、誰かに伝えたいことやアピールしたいことはありますか。
【今井様】
他社の私と似た立場の方々には、働き方やオフィス変革を少しでも検討しているのであれば、動くのは今がチャンスだとお伝えしたいです。
当社の体験からですが、フリーアドレス化については、完全にコロナがフォローウィンドになりました。実は、コロナ以前から在宅勤務制度はありましたが、利用者はほとんどいませんでした。今までずっと「仕事はオフィスに出社するもの」という概念があった社員が、今では在宅勤務の方が良いと言っているほどですから。

また、今回、オフィスを定期的に変えていくことで社員のモチベーションは上がるのかなと思いました。そうであれば、社員のニーズや世の中の流れを鑑みて、定期的に変化させていくべきだと思いました。
当社では、今後、社員アンケートも定期的に取ろうと考えています。出社率が上がるなどの変化があれば、ニーズも変わってくるはずですし…

一方で、会社としては働きやすい環境をなるべく整えるので、社員の皆さんには生産性向上につながるような仕事を期待したいですね。

 

 

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最後までお読みいただきありがとうございます!
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