柔軟な働き方を促進する「ホテリングシステム」とは？

コロナ禍で余儀なくされた在宅勤務、当初は上手くいかないと不安に思っていたものの、
導入してしまえば意外と仕事が回っている、という企業は少なくないと思います。

当然、コミュニケーションやマネジメント、各種制度、ICT機能に関する課題はそう簡単に解決できず、
現在もなお改善策を模索していることもまた事実です。

とは言え、在宅でも仕事が出来るというこれまでにない大きな経験から、
当たり前に存在していたオフィスの在り方は抜本的に考え直され、
一人一席というこれまでの固定席を前提とした働き方はもはや主流ではなくなり、
むしろスペース効率が悪いという声すら多く挙がっている状況です。

当社がご支援する企業様の多くも、固定席から一気にABWオフィスまでアップデート、
といったケースは珍しいものではないのですが、決まって運用面で頭を悩まされます。

一言で運用といっても幅広いのですが、
中でも所在確認や座席予約といったフレキシブルな働き方だからこそ生じる課題があります。
「自由に働く場所を選べるが故に誰がどこにいるか分からなくなる」
「外からでは席が空いているのか把握できない」
「万が一感染者が出た場合に周辺に誰が座っていたか追跡出来ないのは問題」など、
多様な働き方に慣れていないことで不安が大きくなります。

そこで一つの解決策として「ホテリングシステム」があります。
ホテリングとは、1990年代にアメリカで提案された、社員の数よりも少ない席を用意し、
社員自身が席を予約して利用するフリーアドレスから派生したシステムのことを指します。

参考サービス：「Mamoru Biz」

冒頭にお伝えしたような働く環境の変化もあって、
多くのホテリングシステムが世の中に存在します。
非常に安価なシステムもありますが、その分ユーザビリティが低いケースもあり、
いざ運用してみたら社内で混乱が起きてしまうこともあり得ます。

• ブラウザで利用ができるか（スマホが全員貸与でない場合）
• オフィスレイアウトをそのまま使うことができるか
• 予約一覧が表示出来て自分のチームメンバーを絞って確認出来るか
• 個人だけでなく部署単位で検索が出来るか
• 一定期間経ったら座席分析が出来るか

上記の様なことを考えて検討するためにも、
システムの導入目的や、自社の働き方やオフィスの運用方法など、
導入検討する前に整理しておくことをお勧めいたします。