雑談から企画を生み出すための環境とは？

今回は、移転を機に固定席からフリーアドレス＆ABWへ移行し、
オフィスの運用ルールをマニュアル化することで、変化した働き方が社員に浸透・定着するよう
取り組まれている企業様の事例を、担当者の取材・一問一答形式でご紹介致します。

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◆株式会社ブレインコンサルティングオフィス 様

事業内容　　　　　：給与計算代行 / 人事労務相談・コンサルティング / 社会保険労務士向け育成事業　およびその他事業
在籍人数　　　　　：約25名
変革対象　　　　　：東京本社（約90坪）
主な変革内容　　　：移転 / 固定席からフリーアドレス＆ABW化 / 運用マニュアル作成
プロジェクト期間　：2021年7月～2021年10月

取材日　　　：2021年11月29日
取材対象者　：代表取締役社長　飯田久美子 様 / 総務・経理　谷村和枝 様

ティーズブレイン担当者（以降【T】）
ブレインコンサルティングオフィス社様（以降【B】）
【T】新オフィスで社員の皆様が働かれている様子を間近でご覧になり、
社員の皆様が以前と変わったと感じることはありますか？

【B】旧オフィスは、執務席が資料ぎっしりの高い書棚に囲まれており、
打ち合わせスペースも限られていましたが、新オフィスでは、フロア中央に固定席と
フリーアドレスをミックスした執務スペース、その周りにオープンなミーティング
スペースを複数配置しました。
社員が自然に集まってアイデア出しをする様子が多々見られるようになり、
活気や勢いをダイレクトに感じています。
実際に、移転後に生まれた企画が、部門間を越えたコミュニケーションや
ちょっとした雑談等を通じてブラッシュアップされていき、多くの反響を頂くような
商品に仕上がっており、手応えを感じています。
一方、集中作業をしたい時やＷＥＢセミナーの運営や外部とのＷＥＢ会議など、
周囲の音を気にせず利用できる専用ブースを新たに設置したことで、
業務内容や場面に応じたメリハリのある仕事の進め方ができているようです。

【T】新オフィスに対する社員の皆様の反応・感想をお聞かせください。

【B】移転後にアンケートをとったところ、大多数の社員が「窓がたくさんあって開放的、
換気もしやすく快適な空間になった」「壁、デスクや椅子の色に統一感があり、
すっきりしていて明るい」との回答でした。
また、「自席で仕事しながら、近くのミーティングスペースの打ち合わせ中の会話が
聞こえてくるので、情報共有しやすい」「ミーティングスペースは作業スペース
としても使えるので、近くにあって便利」という声もあります。
フロア内の見通しが良くなった一方、以前に比べて収納が少ないのが気になるという
社員も多いです。移転を機に、書類や紙の資料を大幅に削減しましたが、
ペーパーレス化は今後も課題ですね。

【T】新オフィスは上手く運用されていると思われますか？
課題と感じられることがありましたらお聞かせください。

【B】旧オフィスとは運用方法が大きく変わるため、ティーズブレインさんにお手伝い頂き、
新オフィスの基本ルール、ビル・フロアの入退室方法や緊急時対応までをまとめた
 運用マニュアルを作成・周知したことで、スムーズに運用ができています。
中には、自分のやり方を通したい社員もいるようですが、これを許容してしまうのでは
なく、社員の意識を変化させていく必要があると思っています。
また、固定席とフリーアドレスの２つが存在するため、完全固定席と比較すると、
人探しが大変なときもあるようです。その他、実際に働いてみて気づいた点も
多々ありますので、社員からの意見を踏まえて使いやすい運用に変えていきたいと
考えています。

【T】今後のオフィスの在り方（役割）をどのように考えておられますか？
【B】弊社は一昨年、創業20周年を迎え、組織体系を刷新、社会保険労務士としての
経験とネットワークを生かした人事労務の知識と知恵を軸に、企業と人をトータル
サポートしていくことをビジョンに掲げました。このビジョンに近づくには、
既存の手法に捉われない柔軟な発想が必要です。柔軟な発想を生み出し、形にする場、
それを強く打ち出したのが新オフィスです。
移転後、事業上関わりのある社会保険労務士の先生方に新オフィスをお見せしたり
していますが、一様に明るく雰囲気が良くなったとおっしゃって頂いております。
オフィスが整うと、会社への信頼度も期待感も上がるように感じています。
 　　 また、オフィスは第２の家でもあり、家族とはまた違った共同体の場所です。
 　　 社員のみんなが気持ちよく過ごすことができ、出社したいと思える空間でありたいと
 　　 考えています。

【T】プロジェクトを通して感じられたことをお聞かせください。
【B】実現したいオフィスの姿は漠然とありましたが、それを実際の形に
落とし込むにあたり、専門家であるティーズブレインさんに相談しました。
ティーズブレインさんからの豊富な他社事例の紹介、レイアウトや造作、
オフィス家具等の様々なご提案等に対し、社内でディスカッションを重ね、
随所に社員の意見や要望を取り入れていったことで、デザイン含め満足のいく空間に
出来上がりました。
自社だけで行うことは難しかったと考えているので、今回支援をお願いして
良かったと感じています。

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いかがでしたか？

「この事例、うちでも通用するかも！」「何でこれは実現できたの？」など、
少しでも気になることがあれば、どんな些細なことでも何なりとお問い合わせください。

しっかりとご説明させて頂きます！